Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is een cruciale stap om efficiëntie, klanttevredenheid en kwaliteit te verhogen. Bij Beleeff begrijpen we het belang van procesoptimalisatie en ondersteunen we bedrijven bij het identificeren, begrijpen en verbeteren van hun operationele procedures. Hier is een business case die illustreert hoe procesoptimalisatie een succesverhaal werd voor een van onze klanten, een metaalbedrijf.
De Uitdaging
Onze klant, een metaalbedrijf, worstelde met hun planningsproces. Drie belangrijke problemen deden zich voor:
- Klantgestuurde levertijden: Klanten gaven opdrachten en dicteerden daarmee de levertijd, wat leidde tot situaties waarin de benodigde middelen niet altijd beschikbaar waren om aan de opdracht te voldoen.
- Ad-hoc afroepen van orders: Klanten riepen orders op zeer korte termijn af, zonder overleg over de langere termijn planning, wat leidde tot onnodige druk op de plannings- en uitvoeringsafdelingen.
- Wantrouwen in de planning: Op de werkvloer vertrouwden medewerkers de planning niet vanwege frequente wijzigingen, waardoor ze zelf orders plaatsten op een manier die voor hen het beste uitkwam.
Deze problemen resulteerden in inefficiëntie, klantontevredenheid en kwaliteitsproblemen.
Onze aanpak
We begonnen met een korte maar grondige analyse van het planningsproces op alle niveaus van de organisatie. Gesprekken met de betrokken medewerkers waren voldoende om de bestaande processen in kaart te brengen en te begrijpen waar de knelpunten lagen. Met behulp van Persoonlijkheidsanalyses (PDA’s) werd gekeken naar de achterliggende oorzaken, de echte redenen waarom mensen lieten gebeuren en soms veroorzaakten zonder in te grijpen.
De oplossing
Na uitvoerige discussies en overleg werden op alle niveaus van het bedrijf verbeteringen aangebracht:
- Klantcommunicatie: We hielpen onze klant bij het herzien van de communicatie met klanten, zodat realistische levertijden werden vastgesteld in plaats van klantgestuurde deadlines.
- Lange termijn planning: Door proactiever te communiceren met klanten over hun langere termijn plannen, konden betere afspraken worden gemaakt met interne plannings- en uitvoeringsafdelingen. Bijkomend voordeel was dat de investeringen in voorraden behoorlijk konden worden teruggebracht, omdat er lagere veiligheidsvoorraden nodig waren.
- Vertrouwen op de werkvloer: We werkten samen met medewerkers om het vertrouwen in de planning te herstellen door duidelijkheid te scheppen over wijzigingen en de besluitvorming te delen. De persoonlijkheidsaspecten die eerder voor irritatie en wantrouwen zorgden, konden worden omgezet in wederzijds begrip en overleg.
De Resultaten
De optimalisatie van het planningsproces had opmerkelijke resultaten:
- Klanttevredenheid steeg aanzienlijk omdat realistische levertijden werden nageleefd.
- Efficiëntie verbeterde met gestroomlijnde communicatie en planning.
- De kwaliteit van het werk nam toe dankzij een stabielere werkomgeving.
- Medewerkerstevredenheid steeg omdat ze meer vertrouwen hadden in het planningsproces.
- Geld dat vastzat in voorraden kon worden vrijgemaakt voor andere prioriteiten.
Deze business case toont aan dat procesoptimalisatie een aanzienlijke impact kan hebben op bedrijfsresultaten. Beleeff staat klaar om bedrijven te begeleiden en te ondersteunen bij het identificeren en oplossen van operationele uitdagingen. Neem contact op met Beleeff om te ontdekken hoe we uw bedrijf kunnen helpen bij het bereiken van efficiëntie, klanttevredenheid en kwaliteit via doordachte procesoptimalisatie.
